Realizar un Gemba Walk es una oportunidad para analizar y aprender sobre temas e inquietudes relacionados con la eficacia con la que se está desempeñando tu equipo.

¿Qué es un Gemba Walk?

Un Gemba Walk es un recorrido para observar y preguntar a los empleados sobre sus tareas, con el fin de identificar algunos problemas y aumentar las ganancias y productividad.

La palabra japonesa “Gemba” o “Gembutsu” significa “el lugar real” y se refiere al acto de ver lo que realmente sucede en tu negocio.

Gemba Walk es un método simple pero poderoso realizado por gerentes y líderes para promover la optimización continua de los diversos procesos en sus negocios.

El concepto de Gemba Walk fue desarrollado por Toyota, dónde se pensó, que para eliminar todos los problemas y cuellos de botella de las operaciones, era necesario aprender de todos los involucrados de manera de lograr la capacidad de implementar los cambios necesarios de una forma consistente y eficiente.

¿Por qué implementar el Gemba Walk?

El propósito fundamental de este elemento fundamental de gestión es ayudar a los miembros del equipo a desarrollar habilidades para mejorar las operaciones.

Muchas organizaciones se centran en problemas teóricos y en informes de datos, perdiendo de vista el trabajo detallado y los problemas del mundo real.

Hacer un Gemba Walk significa tomarse el tiempo para observar cómo se realiza un proceso y hablar con quienes realizan el trabajo diariamente.

Las Caminatas Gemba se definen como ir a donde está la acción.

Las personas en el lugar de trabajo pueden ser herramientas poderosas para que los líderes o gerentes quienes están a cargo de tomar las decisiones más relevantes se mantengan en contacto con la realidad.

Cuando se lleva a cabo un Gemba Walk, muchos de los involucrados tienen la oportunidad de ver de primera mano lo que realmente está sucediendo dentro de su organización y eso les permitirá comprender profundamente los diversos procesos, ver de cerca la realidad, cómo funciona realmente un proceso.

Una Caminata Gemba puede proporcionar respuestas a muchas preguntas que conducen a nuevas ideas y a optimizaciones importantes de los procesos.

Los Gemba Walk se utilizan para empoderar a toda la fuerza laboral, es una de las pocas herramientas que la gente puede utilizar para abordar directamente el cambio cultural.

Cada caminata Gemba debe tener uno o varios objetivos, que posteriormente deben ser observados y analizados.

Un Gemba Walk también puede estar relacionado con una optimización específica que se debe llevar a cabo.

Aquí te mostramos algunos temas que pueden tratarse en una Caminata Gemba:

• Productividad.

• Servicio al cliente.

• Costos.

• Innovación.

• Seguridad.

• Eficiencia de espacios de trabajo.

• Kanban.

Ya sea que elijas o no uno de estos temas, debes identificar tus objetivos y tener claro lo que estás buscando con cada caminata.

Adaptación del Gemba Walk

No importa cuál sea la industria, el Gemba Walk puede ayudar a los gerentes y líderes del equipo a reconciliar la naturaleza vertical y horizontal de todas las organizaciones.

Las empresas están estructuradas verticalmente, lo que fomenta la idea de que las personas “de abajo” miran a las “de arriba” en busca de liderazgo. Sin embargo, el producto o servicio real que ofrece una organización se mueve horizontalmente a través de la organización y finalmente llega a los clientes.

El tiempo dedicado a los trabajadores que interactúan con los clientes, les da a los gerentes una nueva perspectiva de las necesidades del cliente y, de esta manera, pueden trabajar para desarrollar nuevos servicios y productos para satisfacer las siempre cambiantes demandas de los consumidores.

¿Cómo realizar una Caminata Gemba?

El Gemba Walk es uno de los 5 principios rectores de Lean que los empresarios y hombres de negocio deberían practicar a diario.

Aquí los pasos que debes seguir para asegurarte de que tu próxima caminata Gemba sea exitosa.

1. Prepara al equipo

Los miembros del equipo que participan deben comprender bien qué es una Caminata Gemba y cómo afectará positivamente a la organización.

Hablar sobre la caminata Gemba antes de que se realice, ayudará a que todos se sientan más cómodos con el proceso.

2. Haz un plan

Las Caminatas Gemba no deben confundirse con una caminata donde los líderes simplemente deambulan y se involucran en lo que hacen los empleados.

Una caminata Gemba debe tener un objetivo definido, asociado con una preocupación específica y relacionado con un KPI.

3. Haz preguntas relevantes

Hacer las preguntas más relevantes y significativas durante la Caminata Gemba la hace más interactiva con los empleados que ayuda a construir una relación positiva entre gerentes y empleados.

Se deben hacer diversas preguntas sobre el proceso como:

• ¿Quién está involucrado?

• ¿Qué materiales se utilizan?

• ¿Qué haces diariamente?

• ¿Cómo sabes qué hacer?

• ¿Cuándo se realiza la tarea?

4. Enfócate en el proceso

Una caminata Gemba no es una evaluación de los empleados.

El propósito es observar, comprender y mejorar los procesos.

Prepara a los empleados haciéndoles saber qué se les preguntará, debe tener claro que no se está buscando respuestas “correctas”; lo que se necesita son respuestas honestas y completas.

5. Toma notas

Para recordar todo lo sucedido durante la Caminata Gemba, es importante llevar consigo herramientas para registrar las observaciones.

Escribe observaciones, toma fotografía, es probable que te involucres más y te concentres en la observación y en la reflexión apoyándote de estas notas.

6. Pregunta el por qué de las cosas

Deja de lado las suposiciones, no asumas que todo se está haciendo de acuerdo con el estándar, lo mejor es preguntar a los empleados por qué las cosas se hacen como se hacen.

Existen 5 preguntas excelentes para obtener la información que necesitas:

• ¿Cuáles son las entradas y salidas del proceso? → El QUÉ.

• ¿Quiénes son las personas involucradas en los procesos? ¿Quién aporta información para los procesos? ¿Quiénes son los “clientes” del proceso? → El QUIÉN.

• ¿Dónde se realiza la obra? ¿ Están todos los materiales y equipos necesarios en el lugar de trabajo? → El DÓNDE.

• ¿Están disponibles todas las entradas del proceso y toda la información cuando se necesitan? ¿Los tiempos de espera son altos o reducidos? → El CUÁNDO.

• ¿Qué valor aporta este proceso al cliente? → El POR QUÉ.

7. Trata de aprender

Evita dar sugerencias, muestra una actitud adecuada al realizar Caminatas Gemba, por lo tanto, procura estar muy atento a todas las acciones para aprender cosas nuevas de los trabajadores.

Puedes proporcionar comentarios positivos sobre el trabajo bien hecho.

8. No sugieras cambios durante el proceso

Una caminata Gemba es una gran oportunidad para la observación, no para la acción. Puede ser tentador proponer cambios, nuevas soluciones o realizar mejoras sobre la marcha. Los cambios deben realizarse solo después de un período de análisis.

9. Involucra a personas de diferentes áreas

Puedes invitar a un colega de otros departamentos y a miembros del equipo con tareas diarias muy diferentes. Aportarán con un nuevo punto de vista y harán diferentes preguntas que otros no hayan formulado, permitiendo analizar los procesos desde distintos ángulos.

10. Seguimiento a los empleados involucrados

Los resultados de una caminata Gemba serán inmediatamente obvios, pero incluso si no hay una acción inmediata como resultado, es importante hacer un seguimiento con los empleados para compartir puntos de vista y comunicar cuáles son los próximos pasos.

Jornada Post-Gemba

Organiza tus pensamientos y analiza cuidadosamente la situación antes de realizar cualquier acción basada en las observaciones de la Caminata Gemba.

Puedes invitar a algunos de los trabajadores con los que has estado trabajando.

Si tienes una reunión después de cada Caminata Gemba, puedes incluir a algunos participantes de diferentes departamentos, para tener tantos puntos de vista diferentes como sea posible y así tener la capacidad de tomar las mejores decisiones.

Recorrer el Gemba es fundamental para recopilar información detallada sobre lo que se necesita mejorar.

Cerrar una caminata posterior a Gemba hará que sea mucho más fácil liderar una caminata Gemba exitosa en el futuro.

Conclusión

Realizar Caminatas Gemba de forma regular nos brindará algunas ventajas importantes como:

• Construir relaciones estables con quienes realmente hacen el trabajo y crear valor.

• Identificar problemas y tomar acciones para conseguir una mejora continua mucho más rápidamente.

• Comunicar metas y objetivos que conduzcan a un mayor compromiso de los empleados.